Nadie quiere cometer errores, sin embargo; siempre están ahí y en nuestra práctica contable, abordar los errores debe convertirse en una habilidad esencial, ya que, inevitablemente, se cruzan en nuestro camino y hay múltiples formas en que nos los podemos encontrar, desde la elaboración errónea de una factura, errores en los registros contables, declaraciones no presentadas, mal presentadas o fuera de tiempo y hasta la pérdida de archivos cruciales; enfrentar y rectificar errores es una realidad ineludible en nuestra profesión.
Es por eso que en este artículo te daré algunos tips para enfrentar esos errores con profesionalismo; a sabiendas que, definitivamente, hay cosas que no se pueden y no se podrán arreglar, por ejemplo, no podemos regresar el tiempo; sin embargo, la manera en que abordemos a los susodichos dirá mucho de nosotros y de nuestra madurez.
Antes de esos tips, primero que nada y lo más híper importante es reconocerlo y decirlo. Sí, cuando no lo dices o esperas a decirlo, lo único que estás haciendo es que ese error crezca como una bola de nieve, que obvio, entre más crece más difícil será manejarlo y, sobre todo, te hará quedar peor. Además, tienes que adelantarte a tu cliente, ¡no esperes a que él lo descubra por sí mismo! Así que, con la frente en alto y tomando valor desde lo más profundo de tu ser, ponte en contacto con tu cliente de inmediato para informarle sobre el error de manera clara y transparente. Explica lo que sucedió de manera concisa pero completa, sin ocultar detalles importantes.
Ahora sí, vamos a los tips:
- Asume la responsabilidad total del error y evita justificaciones o excusas. Estamos de acuerdo en que no hay ninguna justificación, simplemente no pusiste atención en lo importante, ¿sí o no? Es la realidad. Por más que quieras explicarle que estabas enfermo o que el perro se comió la declaración, eso, lee bien, no vale nada. Para el cliente no va a haber algo más importante que lo que no hiciste o dejaste de hacer o hiciste mal y sobre todo, si eso le está costando financieramente. Así que mejor ahórrate esas justificaciones de niño de secundaria.
- Proporciona soluciones concretas y viables para remediar las consecuencias del error. Esto puede incluir ajustes en el trabajo realizado, extensiones de plazos si es posible, o cualquier otra medida que pueda mitigar el impacto. Haz lo que tengas que hacer para remediar el error y ¡hazlo ya!
- Si el error ha causado daño financiero o inconvenientes significativos para tu cliente, considera ofrecer una compensación adecuada como muestra de buena fe con el objetivo de restaurar la confianza. Ejemplo: Descuéntame los recargos y actualización de mis honorarios. Sí, aunque te duela, pues el cliente no tiene que pagar por tus errores o distracciones.
- Analiza las causas subyacentes del error y desarrolla procedimientos o controles adicionales para evitar que se repita en el futuro. Esto puede incluir recordatorios automáticos, calendarios compartidos, o revisiones adicionales de los plazos importantes. Cómo la firma electrónica o los sellos digitales… (me acaba de pasar).
- Mantén la calma y la profesionalidad en todo momento, incluso si tu cliente está molesto o frustrado. Demuestra empatía y compromiso para resolver la situación de manera satisfactoria. Y asegúrate de ser honesto. Tienes que soportar el enojo y el reclamo de tu cliente, así es, te toca aguantar.
- Después de implementar las soluciones, realiza un seguimiento periódico con tu cliente para asegurarte de que esté satisfecho con las medidas tomadas y para reforzar la confianza en tu trabajo. Ni hablar, tienes que poner tu cara, no hay de otra, enfrenta con valentía, ¡pues ya qué¡ recuerda que siempre puede ser peor.
Tip Adicional: Enfrenta, Aprende y Avanza:
En lugar de lamentarte por el error, dale un giro positivo a la situación. Reconoce el error como una oportunidad de aprendizaje valiosa y como un impulso para avanzar hacia la mejora continua. Una vez que hayas tomado las medidas necesarias para remediar el error y hayas comunicado transparentemente la situación, enfócate en lo que puedes aprender de la experiencia. Es fundamental dejarlo atrás y concentrarnos en el presente. Permitirnos aprender de las experiencias pasadas sin cargar con el peso emocional de la autocrítica excesiva es esencial para mantener un equilibrio mental saludable. Al cultivar esta actitud fomentamos nuestra resiliencia frente a los desafíos.
Finalmente recuerda que el reconocimiento inmediato, la honestidad, la responsabilidad y la rápida implementación de soluciones son piedras angulares para restablecer la confianza y la integridad en cualquier relación con nuestros clientes. Al final, no solo se trata de evitar errores, sino de cómo nos recuperamos y mejoramos a raíz de ellos. Nuestra carrera, como cualquier disciplina, nos recuerda que, en la adversidad, encontramos oportunidades para crecer y fortalecer nuestros lazos profesionales.
En el Club de Coaching para Contadores, vamos a practicar esta habilidad, compartiendo las experiencias que hemos tenido al enfrentar errores ante nuestros clientes y cómo podemos mejorar. ¡Te veo en el Club! 🚀✨ Revisa la información aquí: http://www.coachcontable.actualizandome.com/ y recuerda: ¡Rompe esquemas, haz que suceda!
Muchas gracias por leerme.
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